Implementasi Whistleblowing System ISO 37001 dapat menjadi salah satu cara efektif dalam mendeteksi kecurangan. Karena itu, sebelum menerapkan WBS perlu mengenal apa itu WBS, alasan WBS penting untuk mendeteksi fraud, cara kerja WBS, dan memastikan WBS tidak merusak iklim kerja.
Oleh karena itu jika Anda ingin menerapkan WBS sesuai dengan Sistem Manajemen Anti Suap, maka perlu mengetahui hubungan WBS dengan ISO 37001 dan bagaimana cara membanung WBS yang berbasis ISO 37001.
Apa itu Whistleblowing System?
Whistleblowing System (WBS) merupakan sistem pelaporan resmi yang disediakan suatu organisasi atau instansi untuk menampung pengaduan mengenai dugaan pelanggaran, kecurangan (fraud), tindak pidana korupsi, penyalahgunaan wewenang, atau perbuatan melanggar hukum lainnya di lingkungan kerja.
Baca juga: Langkah-langkah Mengidentifikasi Risiko Suap dalam Organisasi
Mengapa Whistleblowing System Penting untuk Mendeteksi Fraud?
WBS dapat menjadi instrumen yang paling efektif dalam mendeteksi fraud karena mayoritas pelanggan terungkap melalui laporan pihak yang melihat penyimpangan operasional secara langsung.
Berikut beberapa alasan mengapa WBS menjadi penting dalam mendeteksi fraud:
• Mendeteksi Masalah Sejak Dini
WBS mampu mengetahui adanya kecurangan lebih cepat, sehingga mencegah kerugian finansial dan kerusakan reputasi yang lebih parah.
• Perlindungan bagi Pelapor
WBS menjamin kerahasiaan identitas dan keamanan pelapor. Hal ini dapat menghilangkan rasa takut akan ancaman atau pemecatan bagi karyawan yang jujur.
• Membangun Budaya Transparan
Keberadaan sistem WBS dapat mendorong lingkungan kerja yang menjunjung tinggi etika dan budaya transparansi. Budaya diam atau takut melapor perlahan dapat digantikan dengan budaya yang lebih aman dan terbuka.
Simak juga: Keberhasilan Implementasi ISO 37001 di Perusahaan Konstruksi
Bagaimana Cara Kerja Whistleblowing System
1. Pelapor Menyampaikan Laporan
Pelapor mengirimkan dugaan pelanggaran melalui saluran aman yang disediakan organisasi seperti web khusus, pos elektronik, atau saluran telepon. Pelapor dapat memilih untuk mencantumkan identitas atau melapor secara anonim dengan menyertakan bukti pendukung awal.
2. Laporan Diterima dan Dicatat
Tim WBS akan menerima, mencatat, dan menelaah laporan untuk memastikan kelayakannya.
3. Screening dan Penilaian Awal
Laporan akan difilter dan dinilai terlebih dahulu. Proses ini memilah laporan yang memiliki dasar bukti kuat, bukan berdasarkan keluhan personal atau masalah administrasi biasa.
4. Investigasi
Laporan yang lolos verifikasi akan diteruskan kepada tim investigasi khusus atau auditor internal. Tim mengumpulkan bukti tambahan, menelaah dokumen, dan menerima keterangan dari pihak terkait secara objektif.
5. Tindak Lanjut dan Perbaikan
Laporan hasil investigasi akan diserahkan kepada manajemen puncak atau komite audit untuk menentukan sanksi disiplin, perbaikan sistem internal, atau langkah hukum.
Bagaimana Memastikan Whistleblowing System Tidak Merusak Iklim Kerja?
• Terapkan Prinsip Praduga Tak Bersalah
Jamin kerahasiaan identitas dan proses investigas. Hak dan reputasi pihak yang dilaporkan harus tetap terlindungi sepenuhnya hingga terbukti ada pelanggaran faktual.
• Saring Laporan secara Objektif
Tetapkan standar verifikasi ketat terhadap bukti awal untuk mengeliminasi laporan yang berakar dari asumsi, rumor, atau konflik pribadi.
• Sanksi Tegas untuk Laporan Fitnah
Buat aturan yang jelas mengenai perbedaan laporan beritikad baik dan laporan palsu yang sengaja ditujukan untuk menjatuhkan rekan kerja.
Apa Hubungan Whistleblowing System dengan ISO 37001?
• Sebagai Persyaratan Klausul
ISO 37001 secara spesifik mengatur penerapan prosedur pelaporan pelanggaran agar organisasi mewajibkan dan mendorong pelaporan dugaan penyuapan.
• Perlindungan dan Kerahasiaan
Standar ISO 37001 menuntut agar WBS yang diterapkan mampu menjaga kerahasiaan identitas pelapor, mengizinkan pelaporan tanpa nama (anonim), serta memberikan perlindungan nyata dari balas dendam.
Bagaimana Membangun Whistleblowing System Berbasis ISO 37001?
• Menyusun Kebijakan WBS yang sesuai Standar
Tetapkan aturan tertulis yang memuat komitmen manajemen puncak, definisi penyuapan dan kecurangan, jaminan kerahasiaan, opsi anonimitas, serta klausul perlindungan pelapor dari tindakan balas dendam.
• Menetapkan Pengelola Independen
Implementasikan Fungsi Kepatuhan Anti Penyuapan atau tim independen untuk mengelola laporan secara obyektif tanpa campur tangan pihak lain yang memiliki konflik kepentingan.
• Audit dan Evaluasi Berkala
Uji efektivitas saluran pelaporan melalui audit internal ISO 37001 dan tinjauan manajemen untuk memastikan sistem terus berjalan secara responsif dan tepercaya.
Baca juga: Meningkatkan Transparansi dan Kepercayaan Publik dengan ISO 37001
Untuk membangun budaya kerja anti suap, perlu adanya sistem seperti WBS agar dapat mendeteksi fraud sejak dini yang dapat merugikan organisasi.
Cara kerja WBS meliputi beberapa tahap, yaitu pelapor menyampaikan laporan, laporan diterima dan dicatat, screening dan penilaian awal, investigas, serta tindak lanjut dan perbaikan.
WBS memiliki hubungan dengan ISO 37001, di antaranya berfungsi sebagai persyaratan klausul serta perlindungan dan kerahasiaan.
Bagi Anda yang ingin menerapkan WBS berbasis ISO 37001, konsultasikan dengan tim profesional.
Kami sebagai konsultan ISO profesional telah memiliki portofolio dalam menangani berbagai klien dari berbagai bidang mulai dari bidang konstruksi hingga kelistrikan.
Segera jadwalkan konsultasinya bersama tim kami melalui website kami di Tiga Solusindo.